Eu amo viajar, quem não ama? Mas o trabalho sempre vem em primeiro lugar. Agora, você não precisa desistir de um para poder fazer o outro: é possível conciliar os dois. Ao contrário do que muitos pensam, é possível trabalhar eficientemente em viagens. Para poder aproveitar a viagem ao máximo e também conseguir trabalhar, há uma série de coisas que precisam ser consideradas antes mesmo do início da viagem.

1) Planejamento é crucial
Já que você não vai ter tanto tempo para trabalhar, é importante decidir quais são as prioridades. Faça uma lista de tudo que precisa ser feito em ordem de prioridade. Faça um estimado de quanto tempo cada tarefa vai demorar e crie um cronograma de quanto tempo você vai dedicar para cada atividade por dia e um calendário com as datas de quando você precisa ter as tarefas prontas. Uma vez que fazer isso, prepare uma lista de ferramentas que você precisa para cada atividade e se você precisa de internet ou não. Por exemplo:

• Escrever blog post: Microsoft Word (não precisa de internet)
• Publicar blog post: ferramenta de blog (precisa de internet)

Dessa forma, você já sabe que pode escrever o blog post no avião, mas vai precisar esperar chegar em algum lugar com Wi-Fi para poder publicá-lo.

Isso faz com que você evite problemas do tipo: precisava publicar esse post mas estou sem internet no avião. Planeje estar em um lugar com internet no horário de publicá-lo ou deixe agendado.

Também é importante lembrar que não vai dar tempo de fazer tudo, por isso a lista de prioridades é crucial para focar nas coisas mais importantes primeiro.

2) Crie uma mensagem de ausência temporária eficiente
Crie uma mensagem que avise que você vai estar com acesso limitado ao e-mail, adicione o e-mail de algum colega que poderia ajudar ou se o assunto só pode ser tratado com você, deixe seu número de telefone e especifique que o telefone só deve ser utilizado em caso de emergência.

3) Mantenha-se conectado
Fale com seus colegas antes de viajar e decida um meio de comunicação: mensagem de texto, whatsapp, e-mail, etc. Dessa forma você vai saber qual deles checar mais frequentemente, evitando a perda de tempo de ficar olhando todos os meios. Eu recomendo utilizar o chat da empresa, porque mensagens de texto podem ser recebidas de qualquer pessoa, enquanto uma mensagem no chat da empresa com certeza é de algum colega. E-mails você provavelmente receberá muitos e, assim, acaba demorando mais para perceber se o e-mail é realmente importante.

4) Leve seu computador ou outra ferramenta que você use para trabalhar
Eu sei que você pode fazer milhares de coisas no seu celular: ler seus e-mails, tirar fotos, escrever blog posts. Mas o tempo que demora fazer tudo isso no celular não compensa. Sentar na frente do computador e se concentrar vai ser muito mais eficiente, não só porque é mais rápido digitar ou ler no computador do que na telinha do celular, mas também porque tem menos distrações do que no celular.

5) Se assegure de estar levando o adaptador correto para a tomada
Isso é muito importante! O tipo de tomada varia de país para país e você não quer se encontrar na situação de ter que sair por uma cidade desconhecida procurando um adaptador porque você ficou sem bateria no seu celular ou computador. A solução mais fácil é comprar um adaptador universal se você viaja muito, mas esse adaptador é grande e pesado, então se você sempre viaja para o mesmo lugar, é melhor levar o adaptador específico desse lugar.

Outro acessório importante para viagens são carregadores portáteis de celular. Celulares descarregam muito facilmente. Levando um carregador portátil, você evita ter que poupar bateria ou ter que procurar uma tomada em lugares que são difíceis de encontrar.

6) Espere a fila diminuir
Eu sei que você está ansioso para ser o primeiro a entrar no avião, eu também estou. Porém, esse tipo de fila em aeroportos pode ser uma perda de tempo. Em vez de ficar esperando na fila, trabalhe até o último momento que puder e vá para fila quando já tiver diminuído. Eu sei que essa é difícil, principalmente se você tem uma mala de mão e precisa achar um bom lugar para colocá-la, mas esperar vai te poupar um bom tempo de espera no qual você poderia estar trabalhando.

7) Deixe trabalho pronto para fazer em modo avião
Como eu mencionei no primeiro ponto, há tarefas para as quais você não precisa de internet, então planeje para fazê-las no avião ou em outros lugares que você não tiver acesso à internet. As vezes a atividade em si não precisa de internet – como escrever um blog post - porém o blog post pode precisar de pesquisa, então faça a pesquisa antes e salve a informação de forma que você possa acessá-la sem internet. Assim, é importante pensar em tudo que cada tarefa exige para não ser surpreendido na hora “h”.

8) Aproveite as escalas
Aproveite as escalas para trabalhar. Não fique no portão de embarque esperando por horas. Se você viaja frequentemente por alguma companhia aérea, procure se eles têm uma sala VIP onde você pode sentar confortavelmente e acessar seu computador. Se não tiver, procure algum café onde você se sinta confortável para trabalhar e que tenha Wi-Fi.

9) Procure algum bar ou café com Wi-Fi perto do seu hotel
Uma vez que você chega no hotel onde está ficando, procure se há alguma sala de conferência ou alguma área comum que seja confortável para trabalhar, isso vai facilitar se você estiver ficando com mais pessoas no quarto do hotel. Mesmo se estiver sozinho, o ambiente de trabalho é melhor fora do quarto. Se o hotel não tiver um local apropriado, pergunte onde tem um café com Wi-Fi por perto do hotel onde você poderia trabalhar.

10) Acorde pelo menos uma hora antes que todo mundo
Acordar antes das pessoas com quem você está viajando pode ser muito beneficial. Essas horas que você passa concentrado apenas no trabalho, são as mais eficientes porque você faz tudo mais rápido sem interrupções. Outra vantagem é que você não perde nenhum passeio ou horas no meio do dia.

Fonte: Estas dicas foram criadas por Lucia Extract, profissional que integra o Marketing da empresa HubSpot.